Cara membuat chart di Excel bisa dimulai dari tab Insert setelah data tersusun dalam tabel. Pilih rentang sel, tentukan jenis grafik, lalu rapikan label dan sumbunya. Prosesnya selesai dalam beberapa menit, termasuk untuk data penjualan atau rekap absensi sederhana.
Bagian tersulit biasanya memilih grafik yang sesuai dan memastikan Excel membaca angka dengan benar, bukan menekan tombol Insert. Langkah di bawah mengurutkan pekerjaan dari persiapan data sampai sentuhan akhir.
1. Susun data dalam tabel yang bersih
Chart yang berantakan hampir selalu berasal dari data yang berantakan. Sebelum menyentuh menu grafik, pastikan setiap kolom punya satu judul di baris pertama dan setiap baris berisi satu catatan lengkap.
Periksa juga apakah angka benar-benar tersimpan sebagai angka. Sel yang berisi teks seperti “1.200.000” atau “12%” dengan tanda kutip tidak akan terbaca di sumbu. Rata kanan sel angka menjadi petunjuk cepat bahwa formatnya sudah benar.
Kalau data masih tercampur dalam satu kolom, rapikan dulu memakai panduan cara memisahkan teks di Excel dengan rumus dan fitur bawaan. Data yang sudah terpisah ke kolom sendiri jauh lebih mudah dijadikan grafik.
2. Pilih rentang sel yang akan dijadikan chart
Blok judul kolom dan seluruh baris data, tanpa baris kosong di tengahnya. Contohnya, blok A1 sampai C12 bila kolom A berisi bulan, kolom B berisi penjualan, dan kolom C berisi target.
Jangan sertakan baris total di dalam blok. Baris total akan muncul sebagai batang raksasa yang membuat perbandingan antar bulan tidak terbaca. Kalau tetap ingin menampilkannya, buat grafik terpisah dengan jenis yang berbeda.
Baris kosong di tengah data juga memotong rentang yang terbaca Excel. Bersihkan dulu dengan langkah cara menghapus baris kosong di Excel secara massal supaya grafik mencakup semua baris.
3. Pilih jenis grafik sesuai bentuk data
Jenis grafik ditentukan oleh pertanyaan yang ingin dijawab, bukan oleh selera tampilan. Berikut panduan singkatnya:
- Kolom atau batang: membandingkan nilai antar kategori, misalnya penjualan per cabang.
- Garis: menunjukkan perubahan sepanjang waktu, seperti tren kunjungan per bulan.
- Pie: menunjukkan proporsi dari satu keseluruhan, cocok untuk maksimal lima sampai enam bagian.
- Scatter: melihat hubungan antara dua angka, misalnya biaya iklan dan jumlah penjualan.
- Combo: menggabungkan dua jenis grafik, seperti batang penjualan dengan garis target.
Untuk data yang punya lebih dari satu seri angka, grafik garis dengan dua sumbu Y sering lebih jujur daripada memaksa semua seri masuk ke satu skala.
4. Sisipkan chart lewat tab Insert
Klik tab Insert, lalu pilih kelompok Charts. Arahkan kursor ke salah satu ikon untuk melihat pratinjau langsung pada data yang diblok. Setelah cocok, klik ikon tersebut.
- Blok rentang data beserta judul kolomnya.
- Buka tab Insert dan pilih jenis grafik.
- Klik kanan grafik, pilih Select Data bila ada seri yang perlu ditambah atau dibuang.
- Geser grafik ke area kosong di samping tabel agar tidak menutupi data.
Grafik yang muncul bisa dipindahkan ke sheet terpisah lewat Chart Design > Move Chart. Cara ini berguna saat membuat laporan yang hanya menampilkan visual tanpa tabel mentahnya.
5. Perbaiki seri data yang salah terbaca
Excel kadang membaca judul kolom sebagai seri data, atau menganggap baris pertama sebagai sumbu X padahal isinya angka. Buka Select Data dan periksa dua bagian: Legend Entries (Series) untuk seri angka, serta Horizontal (Category) Axis Labels untuk label sumbu.
Kalau sumbu X menampilkan angka 1, 2, 3 alih-alih nama bulan, klik Edit pada bagian label sumbu lalu blok kolom yang berisi nama bulan. Untuk data yang perlu dirangkum lebih dulu sebelum divisualkan, olah dulu dengan cara membuat pivot table di Excel dari data mentah, lalu buat chart langsung dari pivot tersebut.
6. Rapikan judul, label, dan sumbu
Klik judul grafik dan ganti teksnya dengan kalimat yang menjelaskan isi, misalnya “Penjualan Bulanan per Cabang”. Judul bawaan seperti “Chart Title” tidak membantu siapa pun yang membaca laporan.
Tambahkan label sumbu lewat tombol + di pojok grafik. Satuan seperti “dalam juta rupiah” cukup ditulis di judul sumbu, tidak perlu diulang di setiap label.
Kalau angka pada sumbu memakan tempat, ubah formatnya dengan klik kanan sumbu > Format Axis > Number. Singkatan seperti “15,0” dengan satuan juta di judul lebih mudah dibaca daripada angka penuh tujuh digit.
7. Atur warna dan hilangkan elemen yang tidak perlu
Sorot satu seri yang ingin ditonjolkan, lalu beri warna berbeda dari seri lainnya. Sisanya biarkan bernuansa abu-abu muda. Cara ini mengarahkan perhatian pembaca ke angka yang paling penting.
Elemen yang sering bisa dibuang antara lain garis grid horizontal yang terlalu rapat, legenda yang isinya hanya satu seri, dan border kotak di sekeliling grafik. Bersihkan lewat tombol + pada grafik.
Hindari memberi terlalu banyak warna pada pie yang bagiannya lebih dari enam. Kalau kategori terlalu banyak, gabungkan sisanya menjadi satu irisan “Lainnya” agar grafik tetap terbaca.
8. Buat chart dinamis dari tabel yang diperluas
Saat menambah baris baru di bawah tabel, grafik yang dibuat dari rentang biasa tidak ikut memanjang. Ubah sumber data menjadi Excel Table dengan memilih rentang lalu menekan Ctrl+T.
Grafik yang dibuat dari Excel Table akan menyesuaikan sendiri ketika data ditambah atau dikurangi. Untuk laporan yang diperbarui tiap bulan, cara ini menghemat waktu dibanding membuat ulang grafik dari nol.
Kalau grafik dipakai untuk laporan bersama, kunci sel di sekitar tabel agar data tidak tergeser saat orang lain membukanya. Panduan cara mengunci sel di Excel dengan mudah membantu membatasi area yang boleh diubah.
Untuk pekerjaan yang berpindah antar perangkat, menyiapkan data di aplikasi ringan di laptop lama juga masuk akal. Ada pilihan aplikasi ringan untuk laptop tua dengan Linux yang cukup untuk membuka file Excel dan memeriksa grafik sebelum dikirim.
9. Simpan sebagai template dan salin ke laporan lain
Setelah tampilan grafik rapi, klik kanan grafik dan pilih Save as Template. Template tersimpan dengan ekstensi .crtx dan bisa dipakai di file lain lewat Change Chart Type > Templates.
Alternatif yang lebih cepat: salin grafik (Ctrl+C), lalu tempel di file baru. Sesuaikan rentang datanya lewat Select Data. Format warna dan label akan tetap terbawa.
Kalau laporan dibuka di komputer lain yang memakai perangkat lunak berbeda, cek dulu hasilnya. Membandingkan pilihan perangkat lunak untuk kebutuhan kerja kantor bisa dilihat di perbandingan distro Linux untuk server ringan yang sering dipakai berbagi file laporan antartim.
Ringkasan
Urutan kerjanya: rapikan data, blok rentang tanpa baris kosong, pilih jenis grafik yang menjawab pertanyaan, lalu perbaiki label dan warna. Sisakan waktu beberapa menit untuk memeriksa apakah sumbu dan satuan sudah benar sebelum grafik dipakai di laporan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kenapa grafik saya tidak ikut bertambah saat data baru ditambahkan?
Karena sumber datanya berupa rentang sel biasa. Ubah rentang tersebut menjadi Excel Table dengan Ctrl+T, lalu buat ulang grafik dari tabel itu. Grafik akan memanjang otomatis mengikuti baris baru.
Bagaimana cara menampilkan dua jenis grafik dalam satu chart?
Pilih grafik, buka Chart Design > Change Chart Type > Combo. Tentukan jenis grafik untuk tiap seri, lalu centang kotak Secondary Axis pada seri yang skalanya jauh berbeda. Contohnya batang untuk penjualan dan garis untuk target.
Apakah grafik bisa dibuat tanpa memblok data lebih dulu?
Bisa. Klik sel di dalam tabel, lalu pilih Insert > Recommended Charts. Excel akan menebak rentang yang berdekatan dan menawarkan beberapa jenis grafik. Tetap periksa hasilnya karena tebakan rentang bisa salah ketika ada kolom lain di sebelah tabel.
